Das sind die Aufgaben eines Sekretariatsservice
Sekretariatsservices sind in den letzten Jahren immer häufiger anzutreffen. Sie sind eine konsequente Entwicklung im Rahmen der Marktwirtschaft und der damit verbundenen Arbeitsteilung. Dabei geht es in letzter Konsequenz darum, dass es effizienter ist, eine Aufgabe von jemandem erledigen zu lassen, der diese in höherer Qualität oder schneller umsetzen kann, als man selbst. Der Preis, den man dafür zahlt, ist geringer als die Kosten, die man hätte, würde man die Aufgabe selbst erledigen.
Auf die Kommunikation via Telefon zwischen Unternehmen und Kunden kann von externen Dienstleistern übernommen werden. Diese firmieren unter unterschiedlichen Bezeichnungen, Sekretariatsservice ist dafür eine gängige Bezeichnung.
Aber nicht nur die Kommunikation via Telefon, auch weitere Kanäle können übernommen werden. E-Mail, Chat und Marketing: Die Grenzen sind fließend und solange sich die Dienstleistung im gesetzlichen Rahmen bewegt, sind dank der freien Vertragsgestaltung alle Formen möglich.
Die Vorteile sind vielfältig: Zum einen helfen geschulte Mitarbeiter beim Dienstleister, die Kommunikation auf hohem Niveau zu führen. Auch können groß aufgestellte Call-Center eine Ausfallsicherheit garantieren, die bei KMU nur mit hohen Personalkosten aufrechterhalten werden kann.
Merkmale eines guten Sekretariatsservice
Einen guten Sekretariatsservice zu finden ist nicht schwer. Das Gute ist: Sind Sie mit Ihrem Dienstleister unzufrieden, dann ist es nicht schwer, einen anderen zu testen. Der Markt ist hart umkämpft und die Anbieter buhlen um Kunden. Aber trotzdem kostet der Wechsel des Dienstleisters Zeit und damit Geld. Vor allem kann ein schlechter Anbieter einen Schaden anrichten, der dauerhaft Geld kostet, etwa durch das Vergraulen von Kunden.
Ein Merkmal eines guten Anbieters von Sekretariatsservice ist eine gute Transparenz. Dies gilt für alle Bereiche, wie etwa den Kosten und die Art der Dienstleistung. Es ist genau geregelt, was die Aufgaben und Pflichten des Kunden und Dienstleisters sind und welche Dienstleistung wie viel kostet.
Zudem wird Sie ein guter Dienstleister entsprechend beraten und Ihnen nicht ungefragt das XXL-Dienstleistungspaket aufschwatzen wollen. Denn einer der Gründe, einen externen Dienstleister zu beauftragen ist auch die Kostenersparnis. Deshalb ist es wenig sinnvoll, wenn man dann etwas bezahlt, was man nicht benötigt.
Auf Bewertungen im Internet sollte man nicht zuviel geben. Zu einfach ist es mittlerweile geworden, Bewertungen zu kaufen, die nicht der Wahrheit entsprechen. Auch negative Bewertungen können von Mitbewerbern in Auftrag gegeben werden, sodass es die Wahrheit über einen Anbieter von Sekretariatsservice verzerrt. Besser sind da persönliche Empfehlungen von Geschäftspartnern. Vertrauen Sie aber auch Ihrem Bauchgefühl, wenn Sie einen Termin vor Ort haben. Werden Sie respektvoll behandelt? Hat Ihr Gesprächspartner etwas zu verbergen? Wenn Sie die Möglichkeit haben, ins Call-Center zu schauen, dann werfen Sie einen Blick auf die Mitarbeiter. Sind diese gut gelaunt? Oder blasen sie Trübsal? Die Stimmung der Telefonierenden überträgt sich auf die Stimme und somit auch auf den Gesprächspartner am anderen Ende der Telefonleitung. Entsprechend kann damit unter Umständen eine negative Grundstimmung erzeugt werden.
Der Preis einer Dienstleistung ist wichtig. Wichtiger ist aber die Leistung. Wer hier den letzten Euro sparen möchte, der wird am Ende ein Vielfaches draufzahlen, wenn ihm wichtige Geschäfte durch die Lappen gehen oder er langjährige Kunden verliert.
