Digitalisierung von Geschäftsprozessen – das sind die Herausforderungen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine der Möglichkeiten, die Kosten in einem Unternehmen signifikant zu reduzieren. Dabei wird versucht, alle Prozesse ohne Medienbrüche auf digitaler Ebene zu gestalten. Die Vorteile liegen vor allem in der schnelleren Durchführbarkeit der Prozesse. An den Schnittstellen kommt es nicht zu unnötigen Arbeiten und auch nicht zum Informationsverlust. Ein weiterer Vorteil ist die gesteigerte Verfügbarkeit von Informationen. Sind etwa Produktionsprozesse digitalisiert, so kann bei einem Ausfall eine entsprechende Nachricht an den Verantwortlichen geschickt werden. Dieser kann aktiv werden und das Problem schnell beseitigen. Würde dieser Vorgang nicht digital verlaufen, dann würde die Information gegebenenfalls durch viele Personen gehen und Zeit verloren gehen. Eine mögliche Steigerung wäre es, wenn das System anhand der vorhandenen Daten einen möglichen Ausfall der Maschine in naher Zukunft prognostizieren würde und der Wartungstechniker bereits vor dem Ausfall präventiv das Ersatzteil einbauen könnte.
Wichtig ist es, so einen Umbau professionell zu begleiten. Die Strategie digitaler Geschäftsprozesse sollte stets als Gesamtheit betrachtet werden. Es hat keinen Sinn, einzelne Bereiche zu digitalisieren, ohne das große Ganze im Blick zu behalten. Im ungünstigsten Fall geben Sie dann Geld aus, ohne das Gesamtergebnis zu verbessern.
Unterschätzen Sie auch nicht Ihre Belegschaft. Viele Menschen haben Angst vor Veränderungen und stehen technischen Veränderungen skeptisch gegenüber. Ihre Mitarbeiter sind erfahrene Profis. Nehmen Sie sie mit ins Boot.
Nutzen Sie die Digitalisierung auch, um Geschäftsprozesse in Frage zu stellen und zu optimieren. Die gleichen alten Prozesse zu digitalisieren bringt nicht so viel, wie diese zu verschlanken und dann erst über eine Digitalisierung nachzudenken.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen – so klappt es mit der richtigen Software
Anbieter auf dem Markt gibt es viele, wie Microsoft Teams oder Zoho one. Aspekte für die richtige Auswahl von Software zur Unterstützung der digitalisierten Prozesse müssen beachtet werden.
Ein wichtiger Punkt ist die Skalierbarkeit. Nur wenn die Software in der Lage ist, auf unterschiedliche Größen des Unternehmens zu reagieren, ist es eine sinnvolle Investition. Gerade cloudbasierte Lösungen können problemlos angepasst werden. Eine Neuinstallation ist nicht notwendig.
Medienbrüche und Brüche in der Software sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Wer viel Zeit damit verwendet, zwischen Applikationen hin und her zu wechseln und dabei Datenverluste oder aufwändige Umwandlungen in Kauf nehmen muss, der verspielt die Zeit, die er durch die Digitalisierung einsparen sollte.
Die Schnittstellen zu externen Systemen sind ebenso wichtig. Denn nicht alle Applikationen werden in der Software vorhanden sein. Gerade bei der Anbindung von Fremdsystemen bei Zulieferern oder Kunden ist die Unterstützung von Schnittstellen goldwert. Viele Softwareanbieter sind gerade mit dieser Unterstützung erfolgreich geworden.
Auch die Bedienbarkeit der Software muss einfach und intuitiv vonstattengehen. Die Zeiten sind vorbei, in denen man vom Anwender verlangen konnte, stundenlang Handbücher zu wälzen. Gerade Systeme, die auch dem Endkunden zugänglich sind, müssen so einfach wie möglich bedienbar sein.
Die Mobilität der Menschen hat zugenommen, ebenso der Zugang zu Daten von unterwegs. Viele Menschen arbeiten im Homeoffice oder wollen in der Bahn noch ein paar Informationen prüfen. Deswegen ist die Unterstützung der Software auf mobilen Geräten ein Muss und kein Nice-To-Have-Feature mehr.
